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Antecedentes
Syngenta es una compañía líder en el mercado mundial de productos
para la protección de cultivos y de semillas mejoradas, comprometida con
el desarrollo de la agricultura sustentable.
Con sede en la ciudad de Basilea, Suiza, Syngenta está presente en más
de 90 países alrededor del mundo, dando empleo a más de 20 mil personas.
En 2007 sus ventas ascendieron aproximadamente a $9.2 miles de millones de dólares.
Está listada en las bolsas de valores de Suiza (SYNN) y de Nueva York (SYT).
En México, cuenta con un equipo de trabajo presente en todo el territorio
nacional y ofrece asesoría, apoyo y solución a las necesidades de
sus clientes para contribuir a la obtención de cultivos de calidad de manera
sustentable
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Comprobante Fiscal Digital
Syngenta realiza 90% de sus ventas por medios electrónicos, así que
buscaba contar también con un medio electrónico para el proceso de
facturación, lo que además le permitiría simplificar sus procesos
administrativos, mejorar sus tiempos y bajar sus costos. Syngenta decidió
cambiar la emisión de facturas en papel por Comprobantes Fiscales Digitales
(o CFDs), para lo cual seleccionó a Buzón_e
S.A. de C.V., Proveedor de Servicios de Generación y Envío de CFDs
autorizado por el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
1.- Syngenta, a través de su sistema de contabilidad
electrónico, registra los movimientos contables y también genera los
archivos de texto a través de los cuales se generarán los CFDs.
2.- Buzón_e recibe los archivos
de texto de Syngenta y genera las facturas electrónicas del mismo.
Buzón_e,
como proveedor autorizado por el SAT para la Generación y Envío de
CFDs, se encarga de los siguientes aspectos dentro de su sistema:
a) Foliación de facturas,
garantizando la unicidad de las mismas.
b) Colocación de fecha y hora dentro de cada
factura electrónica
Es importante recalcar que los procesos de foliación y colocación
de fecha y hora sólo pueden ser realizados por un proveedor autorizado por
el SAT.
3.-Buzón_e manda las facturas electrónicas
a cada uno de los buzones electrónicos de los clientes de Syngenta, los cuales
se dan de manera gratuita a cada uno de dichos receptores
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“En Syngenta, con la emisión de Comprobantes Fiscales Digitales, el proceso
de facturación se ha facilitado y economizado en más de un 80%, contando
además con valores agregados, tales como el contar con un sistema con características
de integridad, autenticidad, verificable y con unicidad de documentos”.
Francisco Silva
Director Atención a Clientes Syngenta
4.- Al colocar las facturas en los buzones,
Buzón_e
manda de manera automática un correo indicando a los receptores
que tienen una nueva factura de Syngenta en su buzón.
5.- Cuando cada uno de los receptores ve, borra o
almacena la factura dentro de su buzón, Syngenta recibe una actualización
del estado de cada uno de los documentos.
6.- Todos los documentos son almacenados hasta 10
años, cumpliendo con las regulaciones del CFF y del Código de Comercio,
particularmente el artículo 49 del mismo y la NOM 151, que es la que indica
como deben de ser almacenados los documentos digitales o, como son llamados en el
Código de Comercio, los mensajes de datos.
Resultados
La utilización de CFDs (Comprobantes Fiscales Digitales) reportó ahorros
a la compañía de 79% en la generación de facturas y de 85% en su
emisión y recepción, en comparación con los gastos operativos en
que incurría con la facturación tradicional en papel (generación,
impresión, ensobretado, mensajería y archivo). Así mismo, el tiempo
invertido en el proceso de facturación se redujo en un 85%, pasando de 13.5 días
a 2 días.
Además de los ahorros de tiempo y dinero, la emisión de facturas electrónicas
ha tenido para Syngenta muchas otras ventajas, como evitar errores de captura, disponer
de la información de forma inmediata y con ello brindar un mejor servicio
al cliente, acortar los periodos de cobranza y disminuir considerablemente los fraudes.
Para Syngenta, por otra parte, la adopción de la facturación electrónica
es congruente con su compromiso con el desarrollo sustentable. La empresa estima
que por cada 100 kilogramos de papel que deja de utilizar, salva la vida de siete
árboles. Por eso, tiene la intención de presentar una iniciativa a
la Asociación Mexicana de la Industria Fitosanitaria, a la cual pertenece,
para que se considere a la factura electrónica como una posibilidad real
de contribuir al cuidado del medio ambiente.
Conclusiones
Utilizando la facturación electrónica a través de un proveedor
autorizado por el SAT para prestar dicho servicio, Syngenta ha logrado tener importantes
ahorros en su operación, así como considerables reducciones en sus
ciclos de trabajo, sin perder la validez legal o fiscal de los documentos que entrega,
y mejorando además los procesos de su cadena de suministro.
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